Dans le contexte sanitaire actuel avec la mise en place de plus en plus omniprésente du télétravail et la limitation des déplacements, il est compliqué parfois de signer des contrats, des baux, ou même des devis. De nombreuses entreprises ont dû et doivent accélérer leur transformation digitale pour permettre à leurs employés de travailler mais aussi pour faire perdurer le business et continuer à signer des affaires. La signature électronique est donc un atout essentiel à toute entreprise qui souhaite pérenniser son activité dans l’environnement actuel et futur.
Sommaire
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est un processus technique et juridique qui permet aux personnes de donner leur consentement et leur approbation sur des documents de façon numérique c’est-à-dire 100% digitale.
Plus qu’une simple image apposée sur un document, la signature électronique est un outil qui respecte les conditions et les normes établies et contrôlées par les autorités européennes et françaises.
Une signature électronique doit répondre au moins aux critères suivants :
- Identification de la personne qui signe ;
- Preuve du consentement et de l’approbation du signataire ;
- La garantie de l’intégrité du document, c’est-à-dire que son contenu est figé dans le temps et ne peut être modifié.
Un gain de temps en toute sécurité et fiabilité
La signature électronique est régie dans le cadre juridique européen par le règlement eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services) et en France par sa transcription dans les articles 1366 et 1367 du code civil. En France, l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (l’ANSSI) est l’un des organismes nationaux chargés de la mise en œuvre de ce règlement.
Seules les solutions proposées par des partenaires de confiance certifiés, tels que les entreprises européennes reconnues et fiables, confèrent une valeur juridique aux signatures électroniques.
Les signatures électroniques simplifient tous les flux administratifs. Il vous permet de valider vos contrats et accords directement en ligne, en utilisant des formats numériques tels que le PDF. Vous pouvez inviter vos clients, partenaires et employés à signer des documents en ligne à distance ou en personne.
Comment fonctionne la signature électronique ?
Si vous ne savez pas comment faire une signature électronique, c’est en réalité très simple. Vous pouvez signer un document électroniquement en moins d’une minute.
Il vous suffit d’accéder aux documents que vous devez signer via l’e-mail reçu dans votre boîte de réception. Vous devrez cliquer sur le bouton « Accéder aux documents », les consulter dans leur intégralité puis valider votre signature en saisissant le code OTP qui vous a été envoyé par SMS.
Un même document peut être signé par plusieurs personnes
C’est l’un des grands avantages de l’utilisation de la signature électronique. Vous pouvez inviter autant de personnes que vous voulez, de n’importe où dans le monde.
Les personnes que vous invitez recevront une notification par e-mail et pourront s’inscrire en quelques clics sans avoir à payer ou à s’inscrire !
Obtenir un document signé électroniquement prend très peu de temps :
- Il vous suffit de saisir les données personnelles du signataire (nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone) et de télécharger le document PDF à signer ;
- Ensuite, vous devrez insérer les cases de signature aux endroits choisis au sein du document et les activer..
- Enfin, vous devrez approuver et créer le processus de signature. Les signataires recevront un courriel automatique leur demandant de signer le document.
Quel format de fichier peut-on utiliser ?
La signature électronique peut être effectuée sur tous les types de documents au format PDF. Si les documents à signer sont au format Microsoft Word ou Excel, vous pouvez facilement les exporter au format PDF pour les faire signer ultérieurement.
