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Comment faire simplement un planning de congés sur Excel ?

MS Excel

Outre les congés de maladie ou de maternité qui sont des cas de force majeure, obtenir un congé est un droit fondamental pour un salarié. Cependant, il est nécessaire de bien programmer le congé afin que l’absence du travailleur ne puisse pas porter préjudice à l’entreprise et baisser le rendement.

Il est judicieux pour le chef d’entreprise d’établir un planning afin de permettre aux employés de faire valoir leur droit au repos de travail. La feuille de calcul Excel permet de faire cette planification. Découvrez comment s’en servir dans ce cadre !

Utilité d’un planning de congés

Un planning de congé est un document qui indique où se situent les congés des salariés d’une entreprise. À titre informatif, il est établi par le responsable du service RH pour suivre de façon claire et précise les congés octroyés aux salariés. Il peut se faire par le responsable de l’entreprise s’il n’y a pas de service RH.

Le planning favorise une gestion efficiente de tous les types de congés dans une entreprise. De même, elle permet au responsable de se préparer à l’absence d’employé en affectant ses tâches à un autre employé par exemple. Ce responsable peut également recruter un personnel à temps partiel dans la mesure du possible.

Cette mesure permet que le congé d’un salarié n’empiète pas sur la chaîne de travail. Un planning de congés peut se faire avec divers outils et se présenter sous diverses formes. Il est possible de faire un planning des congés excel qui est fluide et efficient. Cet outil doit se construire avec minutie. Il nécessite un vrai travail de préparation.

La nécessité de travaux préparatoires

Graphiques histogramme excel

Les feuilles de calcul Excel ne sont pas dédiées aux plannings de congé. Il existe des outils spécifiques pour les réaliser. Cependant, la polyvalence du logiciel Excel  comparé à un logiciel RH permet d’adapter assez facilement un planning sur les feuilles de calcul.

Toutefois, avant de se lancer, il est capital de faire des travaux préparatoires. Ils consistent à rassembler des informations sur :

  • le nombre et le statut des employés ;
  • les types de congés pris en compte dans le planning ;
  • la durée des congés ;
  • les périodes de fortes productions de l’entreprise, etc.

Selon le nombre et le statut des employés, il est possible d’avoir 2 à 3 plannings de congé par exemple. En outre, connaître les périodes de fortes productions de chaque secteur de l’entreprise permet de ne pas programmer un congé pour un travailleur alors que sa présence est capitale pour le bon fonctionnement de l’entreprise sur la période donnée.

En somme, ce travail préparatoire est la base de l’élaboration d’un excellent planning de congé sur Excel. Il permet d’entrevoir la forme que devra prendre le planning.

Télécharger des modèles

Il existe de nombreux modèles de planning congé Excel que vous pourrez télécharger sur internet. Ces modèles permettent de ne pas faire un grand travail de conception. En effet, cette tâche peut être fastidieuse et chronophage. Lorsqu’on choisit le modèle de planning qui convient le mieux, il faut le personnaliser et l’adapter à son entreprise sur la base du travail préparatoire réalisé.

Suivre des tutoriels

Suivre des tutoriels est l’une des astuces les plus efficaces pour apprendre au XXIe siècle. Vous pourrez les utiliser pour apprendre à réaliser un planning de congé sur Excel. En connaissant le fonctionnement du logiciel ainsi que les bases d’un planning, il est plus facile de s’en sortir brillamment avec les tutoriels.

Concevoir soi-même son planning de congé

Vous pourriez toutefois vous passer des modèles téléchargeables et des tutoriels et mettre votre génie à contribution pour réaliser un planning de congé. L’apparence la plus simple qu’un tel planning peut prendre est celle d’un tableau à double entrée avec une colonne comportant les noms et prénoms des employés et une ligne comportant les dates du calendrier annuel.

Un tel format donne naissance à des cellules sur une feuille de calcul Excel. Il faut alors remplir ses cellules pour valider les congés d’un employé sur une période en tenant évidemment compte des nombreux paramètres mentionnés.

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