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Comment choisir un logiciel de caisse pour un magasin ?

Logiciel de caisse

Vous êtes le gérant d’un ou plusieurs magasins ? Pour assurer la productivité de votre société, l’utilisation de dispositif performant est essentielle. Parmi les outils adaptés à cet effet, il y a la caisse magasin. C’est un outil qui a le vent en poupe dans le domaine du commerce comme les restaurants, les bars, les hôtels et les magasins en tous genres. Mais pour cela, il faut déjà disposer du bon logiciel qui correspond à son activité et qui répond aux besoins de la société. C’est pourquoi, afin de vous aider à trouver votre logiciel, on vous propose ce guide pratique.

Rappel sur les caractéristiques d’un logiciel caisse

Avant de choisir votre logiciel de caisse de magasin, il convient en premier lieu de bien comprendre ce qu’est ce logiciel. Aussi appelé un ERP (Entreprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de gestion intégré), il possède plusieurs caractéristiques qui sont très différentes de la caisse enregistreuse classique.

Quel est l’utilité d’un PGI de magasin ?

Tout comme la caisse enregistreuse classique, un PGI de magasin permet de réaliser des actions de vente comme l’encaissement de commande et la facturation. Toutefois, un logiciel se démarque en proposant plus de fonctionnalités avancées qui vont au-delà de simples actions de vente. Il faut savoir qu’un logiciel du type caisse magasin comprend deux principaux éléments, soit le « front office » et « le back office ».

Le front office du logiciel de caisse enregistreuse correspond à tous les services classiques de ce type de dispositif comme l’encaissement de commande. Il peut compter d’autres fonctionnalités avancées comme la gestion de la relation client ou CRM. Ainsi, il est possible de gérer des services comme les comptes clients, les cartes de fidélités et les réductions de prix. C’est possible grâce à la création de différents types de fichiers facilitant la gestion comme les fichiers : clients, produits, stock, etc.

Le back office est la partie la plus intéressante de ce type de logiciel. Il s’agit de l’élément permettant de faire des analyses poussées de son activité. Le back office permet de disposer de données comme les statistiques permettant d’étudier la productivité de son business. Grâce à ces données, il est possible d’orienter ses stratégies pour aller dans la bonne direction. Le back office permet notamment de réaliser la gestion de la compatibilité, la gestion de stock, le suivi de la production, etc.

Quel est l’intérêt d’utiliser un ERP caisse ?

Avant tout, il faut savoir que pour certains magasins, il y a une obligation d’utilisation de logiciel de caisse enregistreuse. En effet, depuis le 1er janvier 2018, tous les commerces qui sont assujettis à la TVA doivent recourir à un logiciel du type caisse enregistreuse, conforme aux normes en vigueur. Ainsi, l’utilisation d’une caisse n’est pas seulement utile, il est indispensable pour son activité, que ce soit en point de vente ou en site e-commerce. Le non-respect de cette obligation peut valoir une amende de 7 500 euros. Si le commerçant ne s’équipe pas de logiciel dans un délai de 60 jours, il doit s’acquitter d’une nouvelle amende du même montant.

Outre cette obligation, l’utilisation de ce logiciel présente une multitude d’avantages pour un commerçant.

Facilité d’utilisation : l’utilisation de plusieurs outils est chronophage et peut s’avérer néfaste. Avec un seul système d’informations, on dispose d’une seule structure organisationnelle. Cela permet de faciliter la gestion des différents services.

  • Disponibilité en ligne : Le logiciel est disponible en ligne, permettant une utilisation depuis n’importe quel endroit et n’importe quand. C’est idéal pour gérer une société e-commerce ou pour gérer plusieurs boutiques. En outre, l’accès en ligne permet une utilisation de l’outil depuis différents types de supports comme un iPad.
  • Sécurité optimale : Il est facile de perdre des données s’ils sont stockés sur disque dur ou clé USB. Avec un système d’informations stocké en ligne, seules les personnes habilitées peuvent disposer des données. En effet, chaque collaborateur dispose de son propre login et mot de passe.
  • Réduction des coûts : L’utilisation de plusieurs n’est pas seulement chronophage, cela engendre également un grand investissement : coût d’achat, de maintenance et d’entretien. Cela peut nécessiter les services d’un professionnel. Avec un seul et unique outil, les coûts sont considérablement réduits.

Les critères de choix pour trouver son logiciel de gestion de caisse

Pour trouver le logiciel de gestion de caisse adapté à son entreprise, plusieurs critères de choix doivent être étudiés. Ces critères permettent de répondre aux besoins et aux envies de la société.

Les besoins et le budget

En outre, chaque type de métier et de secteur d’activité possède ses propres spécificités. Pour déterminer le type de logiciel utile à son activité, il faut d’abord définir ses besoins. Chaque société à des besoins qui lui sont besoins en fonction des plusieurs paramètres : taille, moyen, marché, cible, etc. En déterminant avec exactitude ses besoins, il est facile de déterminer les fonctionnalités nécessaires et d’établir un budget à investir.

Le type de logiciel pour magasin

Une société peut choisir entre 4 types de logiciels de caisse à savoir : généraliste, spécialisé, Open Source et SaaS. Le modèle généraliste propose des fonctions classiques qui sont adaptées à différents types d’activité de vente. Le modèle spécialisé propose des fonctionnalités qui sont propres à un certain type d’activité. Le modèle « open source » permet de créer des fonctionnalités et des applications via un développeur. Le modèle Saas est disponible en ligne, depuis un serveur sécurisé, requérant un abonnement pour être utilisé comme le logiciel de Caisse Enregistreuse proposé sur le site Fastmag.

Les fonctionnalités utiles

Une fois qu’on a choisi le type logiciel à acquerir, il faut maintenant sélectionner les fonctionnalités utiles pour son activité. Chaque activité peut nécessiter une fonction spécifique comme la gestion de stock ou de CRM. Pour une petite société, les services classiques sont à privilégier comme les outils de gestion d’encaissement. Pour une grande société, des fonctionnalités avancées sont très pratiques comme la gestion de CRM et de stock. Pour faciliter la recherche, il est recommandé de mettre en place un cahier de charges à respecter. Les possibles évolutions du logiciel sont aussi à prendre en compte.

Le choix du prestataire

Choisir un logiciel, c’est aussi choisir un prestataire. Le mieux est d’en choisir un bénéficiant d’une bonne réputation et reconnu sur le marché. Il doit proposer un logiciel certifié, soit un logiciel qui répond aux normes de conformité en vigueur. Il est crucial pour disposer d’un logiciel performant et sécurisé. Il doit proposer un service d’assistance compétent pour assurer le SAV. L’existence d’un support technique est donc souhaitable.

Le coût global

Le coût d’un logiciel ne se limite pas à prix d’achat de la caisse enregistreuse. Il faut aussi prévoir les coûts à investir après acquisition comme le coût de déploiement et de maintenance. En outre, il faut prévoir le coût en cas d’évolution du logiciel comme les mises à jour ou les nouveaux modules.

Pour en savoir plus sur le choix d’une caisse enregistreuse vous pouvez avoir plus d’informations ici.

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