Avoir un logiciel pour la gestion d’une entreprise du bâtiment est une solution pour accroître votre productivité. Pour l’exécution des tâches comme l’établissement de factures, de devis et le suivi de vos tâches administratives, un logiciel dédié vous sera d’une très grande utilité. Cependant, avant de choisir une application pour entreprise BTP, vous devrez prendre en compte les besoins de votre société, sa taille et aussi d’autres critères. Découvrez dans ce guide l’importance d’avoir un logiciel pour la gestion d’une entreprise du bâtiment et les critères à prendre en compte pour le choisir.
Sommaire
Pourquoi opter pour un logiciel de gestion pour une entreprise BTP ?
Vous souhaitez trouver une solution fiable, intuitive et efficace qui vous permette d’automatiser vos tâches administratives au quotidien, de gagner un temps précieux tout en réduisant votre marge d’erreur ? Optez pour un logiciel de gestion spécialement conçu pour les entreprises du BTP afin de faciliter votre travail de suivi au quotidien.
Gagner du temps
Certaines tâches dans votre société sont chronophages et répétitives. Pour les réaliser, il faut parfois l’intervention de plusieurs employés. Avec une interface dédiée, cela devient plus facile. L’outil informatique permet une gestion automatisée des tâches de l’entreprise et vous permet d’affecter le personnel sur les tâches les plus importantes.
Par exemple, avec un logiciel pour BTP comme Obat, vous pouvez faire vos devis bâtiment et les envoyer à vos clients en un temps record. Ce qui permet à la société d’avancer dans son fonctionnement et de respecter les délais de livraison de chantiers. Ce logiciel très ergonomique est beaucoup plus adapté aux TPE et aux PME pour réussir leur gestion. Il n’est pas cher et est facile à utiliser. Sa prise en main rapide vous permettra de générer efficacement et rapidement vos devis et factures, de gérer automatiquement vos acomptes, de remplir vos attestations de TVA en moins de 15 secondes… Vous aurez accès à une bibliothèque d’ouvrage et pourrez personnaliser tous vos documents (en y apposant votre logo et un en-tête personnalisé, par exemple).
Par contre, si vous êtes une entreprise du bâtiment de grande taille, il vous faudra une application comme Batigest qui offre plus de fonctionnalités. C’est ce qui justifie son coût d’acquisition très élevé. Son utilisation est bien évidemment plus complexe vu les fonctionnalités qu’il propose.
Une meilleure organisation dans les tâches quotidiennes
En tant qu’entreprise de bâtiment, vous avez affaire à plusieurs artisans et fournisseurs. Il n’est pas toujours facile d’organiser vos activités en prenant en compte les exigences de chacun de vos partenaires. Mais avec une application de gestion en BTP, cela devient plus aisé. Elle vous donne la possibilité de constituer une base de données pour chaque partenaire. Ce faisant, vous avez plus de facilité à accéder rapidement à des informations relatives aux prestations réalisées.
Avec un logiciel pour une entreprise BTP, vous avez également la possibilité de mieux gérer vos ressources humaines.
Un meilleur gestion des devis et de vos factures
Un logiciel de devis et factures est très important pour un entrepreneur du bâtiment car il permet de gérer efficacement les flux financiers et d’éviter toute erreur de tarification. Il permet également de communiquer clairement avec les clients et de leur fournir des documents précis, ce qui est essentiel pour maintenir la confiance et l‘établissement de relations durables. Enfin, ces logiciels sont souvent intégrés à des systèmes de gestion pour offrir des informations complètes sur le suivi des clients, les bénéfices et les pertes, en temps réel.
Le Club Pro hemea vous proposent un éventail de solutions pour réussir dans la gestion administrative de vos activités. Il donne la possibilité d’avoir accès à un logiciel de gestion qui permet de gagner un temps précieux pour se concentrer sur son activité.
Une autre option très intéressante est Costructor qui est l’une des meilleures solutions tout-en-un pour gérer la facturation et les chantiers de votre entreprise du BTP. Vous pouvez créer vos devis et factures en un seul clic, gérer vos chantiers de A à Z, et piloter votre rentabilité. 100% adapté pour le BTP. Costructor est accessible 100% en ligne et disponible sur PC, Mac, Android et iOS. Vous pouvez éditer et personnaliser vos devis depuis votre PC, mobile ou tablette, transformer vos devis en factures automatiquement, générer vos attestations de TVA, et gagner du temps avec les ouvrages Batichiffrage.
Réduire les erreurs humaines
Les erreurs de calcul sont difficiles à éviter lorsque vous opérez une gestion manuelle de vos activités. Le calcul de la TVA par exemple présente d’énormes risques d’erreurs pour l’employé et pour l’entreprise. En optant pour un logiciel BTP complet, les erreurs de calcul sont considérablement réduites. Les taux de TVA à appliquer sont informatisés et automatisés lors de l’édition des devis ou des factures.
L’avantage à utiliser un programme informatique pour vos devis et factures est la confiance qu’il crée auprès de vos clients. Vos services sont plus professionnels parce qu’ils seront compréhensibles pour le public.
Quels critères pour choisir son logiciel de gestion d’une entreprise du bâtiment ?
Vous connaissez désormais l’intérêt pour votre entreprise d’utiliser un logiciel de bâtiment. À présent, nous allons vous présenter les critères à prendre en compte avant d’en choisir un.
L’automatisation des tâches administratives et les fonctionnalités supplémentaires
Dans le choix d’un programme informatique, ne limitez pas ses fonctionnalités aux seuls besoins de votre entreprise. Optez pour une application plus complète vous permettant de réaliser d’autres actions comme l’émission de bons de commande, la déclaration de TVA, la relance d’impayés, la possibilité d’avoir recours à la signature électronique pour permettre à vos clients de signer vos devis directement en ligne sans avoir besoin de se déplacer…
La taille de votre structure
Les solutions proposées par les programmes de gestion sont différentes en fonction de la taille de l’entreprise. Les logiciels disponibles sur le marché sont édités pour :
- Les très petites entreprises (TPE) ;
- Les petites et moyennes entreprises (PME) ;
- Les grandes entreprises.
Votre choix doit s’opérer en fonction de la catégorie dans laquelle se trouve votre entreprise.
Le système d’exploitation utilisé au sein de votre société
Après l’acquisition de votre progiciel, vous devez pouvoir l’installer. Pour que cela se fasse sans difficulté, il est important de vérifier au préalable le système d’exploitation utilisé par l’entreprise. Cela vous permet de savoir quel logiciel pourrait fonctionner correctement sur votre système d’exploitation (Windows, distribution Linux ou Mac).
Le mode de fonctionnement du programme de gestion
Certaines applications fonctionnent avec la connexion internet et d’autres sans. Si vous avez une bonne connexion internet, il est préférable de choisir la première option. Si tel n’est pas le cas, optez pour une application à télécharger et à installer sur PC, ou Mac.
L’avantage avec les services en ligne est que les mises à jour se font automatiquement et vos facturations ne souffrent d’aucune irrégularité.
L’aspect pratique du logiciel
Avant de faire un choix définitif, vous devez vérifier :
- Si le logiciel peut être utilisé simultanément par plusieurs employés ou collaborateurs.
- S’il est accessible depuis un smartphone (pour permettre à vos employés ou collaborateurs de l’utiliser dans leur déplacement).
Ces deux éléments sont importants à vérifier pour éviter à votre entreprise une faible productivité et un mauvais rendement.
Votre budget
L’acquisition de votre logiciel a un coût. Vous devrez définir un budget en tenant compte des prix pratiqués sur le marché. Une étude de prix vous permettra de faire une bonne affaire. Toutefois, le critère de prix ne doit pas un prétexte pour réduire les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Nous vous conseillons de mettre en concurrence plusieurs éditeurs d’applications afin d’avoir une meilleure proposition prenant en compte le rapport qualité/prix.
Faire un test du logiciel
Avant de passer à l’achat, demandez à faire un test du programme de gestion. Ceci vous permet de vous assurer du fonctionnement de l’outil sur votre système d’exploitation, de vérifier son ergonomie auprès de vos employés ou collaborateurs.
Une fois que vous êtes convaincu du bon fonctionnement du logiciel, vous pouvez passer commande pour l’acquérir.
En somme, retenez que la gestion des entreprises œuvrant dans le secteur du bâtiment est complexe au vu des différents partenaires avec lesquels elles sont en relation pour l’exécution des chantiers. Mais en utilisant une application pour la gestion d’une entreprise de bâtiment, la tâche devient plus facile grâce aux fonctionnalités proposées. Avant d’en acquérir un, prenez le temps de considérer les critères énumérés ci-dessus pour faire un choix optimal selon vos besoins.
