Dans toutes les entreprises, le recours à un standard téléphonique est indispensable. Le dispositif permet en effet de relier les lignes des collaborateurs, mais avant tout de maintenir la connexion avec le réseau téléphonique externe. C’est également le standard qui donne la possibilité de mettre en place un accueil vocal. Seulement, le standard téléphonique traditionnel est aujourd’hui dépassé. L’heure est au standard téléphonique virtuel.
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Plus fluide, plus performant et très pratique, le standard téléphonique virtuel est un service de qualité qui a l’avantage d’être flexible et économique. C’est la solution imparable pour satisfaire les besoins de votre entreprise. Comment alors mettre en place un standard téléphonique virtuel dans son entreprise ? Découvrez ici comment vous y prendre en 3 étapes.
Identifiez votre besoin et choisissez un fournisseur
Il s’agit ici de commencer à faire le point de vos besoins afin de définir avec précision la formule de votre standard téléphonique virtuel. Pour y arriver, posez-vous quelques questions simples :
- Combien de numéros avez-vous besoin ?
- Combien d’appels le système pourrait-il gérer en même temps ?
- Quel type de standard s’accorde à votre profil (standard fixe ou mobile) ?
En répondant à ces questions, vous pourrez déjà avoir une idée du profil du fournisseur qu’il vous faut, et de l’offre qui convient le mieux à votre société. Retenez déjà qu’il existe sur le marché, plusieurs fournisseurs de forfaits pour l’installation d’un standard téléphonique virtuel. C’est le fournisseur qui a la responsabilité, en fonction du forfait, de faire de votre numéro de téléphone, celui de votre standard.
Avec un bon fournisseur, votre entreprise peut profiter d’un nombre d’heures illimité de réception d’appels dans le mois. Vous pourrez également décider du mode de gestion de la liste des redirections des appels. Découvrez ici plus de détails sur les offres des fournisseurs de standard téléphonique virtuel.
Configurez votre standard téléphonique virtuel
À ce niveau, le travail consiste à paramétrer les différentes fonctionnalités de votre standard téléphonique virtuel. Cela est possible depuis l’espace client dès l’activation de forfait. Les principaux réglages sont :
- L’annonce d’accueil du standard : il faudra ici choisir la voix synthétisée que tous les appelants entendront. C’est dans l’annonce d’accueil que vous enregistrez le message d’accueil qui sera diffusé ;
- Les horaires d’ouverture : pour programmer vos pauses déjeuner, les heures de fermeture, etc. Pendant les horaires de coupure, votre répondeur pourra gérer vos appels entrants en attendant la reprise. Notez que le répondeur peut diffuser un message écrit ou un audio mis en place par vos soins ;
- La liste des agents : ce réglage est indispensable puisqu’il permet d’enregistrer dans le système tous les numéros qui seront composés lorsqu’un appelant doit être mis en relation avec vos services. C’est vous qui configurez la lecture de la liste des agents. C’est encore vous qui indiquez au système qu’il faut contacter les agents dans un ordre défini.
Diffusez le numéro du standard téléphonique virtuel
Après la configuration du standard, le système est prêt à gérer tous les appels. Pour cela, n’hésitez plus ! Diffusez le numéro du standard téléphonique virtuel pour permettre à vos clients ou partenaires de vous joindre à travers ce canal unique. Mettez à profit tous vos supports de communication pour permettre aux usagers de votre entreprise d’être au courant de la nouvelle formule pour vous contacter.
