L’industrie 4.0 révolutionne depuis déjà quelques années les processus en tout genre. Que ce soient les procédés industriels ou les systèmes de communication, l’intégration du digital dans nos activités est en perpétuelle évolution. Mais si un secteur professionnel est grandement sujet à l’implantation de nouvelles technologies ou de solutions numériques avancées, il s’agit bien des métiers administratifs. La gestion ou archivage manuel de dossiers est par exemple une tâche peu efficiente pour les entreprises et souvent sujette aux erreurs humaines. Elle est souvent considérée comme une tâche à non-valeur ajoutée réelle, mais est indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise. C’est pourquoi dans un objectif d’optimisation et de réduction des coûts, l’implantation d’une solution numérique permettant de dématérialiser et d’archiver automatiquement les documents est intéressante pour les chefs d’entreprise. Dans cet article, nous allons vous présenter une solution proposée par la marque Brother : Fonction⁺ Barcode Utility. Grâce à cette dernière, organisez vos documents via le barcode !

Pourquoi dématérialiser et archiver automatiquement vos documents ?

La mise en place d’une solution de dématérialisation de vos documents agit sur trois axes d’amélioration à prendre en compte :

• Gain de temps : dématérialiser vos documents et les archiver dans des dossiers spécifiques automatiquement diminuera forcément le temps opérationnel d’un procédé manuel.
• Gain de place : le stockage de vos documents dans des dossiers numériques éliminera naturellement toute surface de stockage physique et donc réduira vos coûts d’infrastructure.
• Gain de qualité : diminution voire élimination totale des risques d’erreurs humaines ou de perte de documents.

Grâce à la dématérialisation de vos documents, vous pourrez ainsi vous passer de toute gestion de dossier papier et ainsi éliminer tout risque de perte, mais surtout cela apporte un gain de temps considérable.

Présentation de Barcode Utility

La marque Brother propose la solution Fonction⁺ Barcode Utility afin de répondre à ce besoin, que vous soyez une entreprise ou un particulier, elle est adaptée à tout type d’utilisation. Dans cette partie nous allons présenter cet outil, ses fonctionnalités ainsi que ses avantages.

Qu’est-ce que Barcode Utility ?

Fonction⁺ Barcode Utility est un utilitaire à télécharger directement sur votre système d’exploitation et à activer sur votre matériel Brother. L’intérêt de cet outil est de fluidifier votre architecture et gestion documentaire en paramétrant des codes-barres. Ces derniers servent à archiver automatiquement vos documents dans des dossiers prédéfinis. De ce fait, vous n’avez plus besoin de vous préoccuper de l’aiguillage de votre documentation, la seule étape qui reste manuelle est celle d’insérer vos documents dans un scanner de la marque Brother.

Les fonctionnalités et avantages de Barcode Utility

Les différentes fonctionnalités permises avec l’utilitaire Fonction⁺ Barcode Utility sont les suivantes :

• Regrouper ou scinder vos documents : utilisez la fonction d’enregistrement par lot ou unitaire en fonction des différents codes-barres paramétrés au préalable.
• Nommer vos documents : pour retrouver facilement vos documents, il vous est possible de prédéfinir un nom générique en fonction de vos codes-barres.
• Aiguiller vos documents : enregistrez automatiquement vos fichiers dans des dossiers correspondant à des codes-barres (exemple : Factures, Devis…).

Toutes ces fonctionnalités en font un produit extrêmement avantageux, car il permet un gain de temps non négligeable, un confort de travail sans faille limitant au maximum les erreurs d’archivages, ainsi qu’une garantie sur la sécurité des documents en éliminant les risques de perte.

Les systèmes compatibles avec Barcode Utility

Dans cette partie nous allons vous présenter les informations techniques de Fonction⁺ Barcode Utility : les imprimantes compatibles, les codes-barres pris en charge, ainsi que les systèmes d’exploitation permettant son utilisation.

Les imprimantes Brother compatibles

L’utilitaire Barcode Utility nécessite une clé d’activation et est exclusivement réservé aux produits Brother compatibles comme ci-dessous :

• Les scanners : ADS-4300W, ADS-4700W et ADS-4900W
• Les imprimantes laser noir et blanc : DCP-L5500DN, DCP-L6600DW, MFC-L5700DN, MFC-L5750DW, MFC-L6800DW et MFC-L6900DW  
• Les imprimantes laser couleur : DCP-L8410CDW, MFC-L8690CDW, MFC-L8900CDW et MFC-L9570CDW
• Les imprimantes jet d’encre : MFC-J5955DW, MFC-J6955DW et MFC-J6957DW

Les formats de codes-barres pris en charge

Barcode Utility peut prendre en charge jusqu’à 13 types de codes-barres parmi les plus courants : CODE 39, ITF, CODABAR, CODE 93, CODE 128, UPC-A, UPC-E, EAN-8, EAN-13, GS1 DATABAR, CODE QR, DATAMATRIX, PDF417.

Les systèmes d’exploitation compatibles

Pour pouvoir utiliser Barcode Utility, il vous faudra obligatoirement l’un des systèmes d’exploitation suivant :

• Windows 7
• Windows 8.1
• Windows 10

En conclusion de cet article, de nombreuses sociétés mettent à disposition sur le marché de nouvelles technologies répondant à des besoins d’amélioration. Cette évolution permet d’apporter des gains significatifs que ce soit d’un point de vue qualité, coût et délai. Comme présenté dans cet article, l’implantation de Fonction⁺ Barcode Utility est une véritable opportunité que la rédaction Wekyo vous recommande.