Depuis le COVID-19, le télétravail est devenu une norme dans les entreprises qui ont dû rapidement s’adapter et mettre à disposition de leurs employés des moyens matériels efficaces. La gestion documentaire en fait partie par exemple. En effet, il est devenu primordial de digitaliser au maximum les dossiers initialement sous format papier et de les mettre à disposition dans des espaces partagés et sécurisés. Cette adaptation technologique a également eu un impact sur les signatures humides qui ont rapidement été transformées en signature électronique ou numérique. Dans cet article, nous vous présentons plus en détail ce que sont ces nouvelles typologies de signatures.
Sommaire
Les fondements d’une signature numérique fiable
Une signature numérique permet de garantir l’intégrité d’un document électronique, et l’authentification de la personne qui en est à l’origine. Ceci permet d’assurer que l’acte ne peut être remis en cause, on parle dans ce cas de non-répudiation. D’après le site de l’état Francenum.gouv.fr, la signature numérique doit remplir les conditions suivantes pour être valable légalement :
- Doit être authentique : l’identité du signataire doit être facilement retrouvée.
- Doit être infalsifiable : elle ne peut être réalisée par une autre personne que le signataire lui-même.
- Doit être non-réutilisable : la signature ne peut se trouver autre part que sur le document signé.
- Doit être inaltérable : une fois signé, le document ne peut être modifié.
- Doit être irrévocable : le signataire ne peut contester le document signé
Qu’il s’agisse d’une signature manuscrite traditionnelle ou numérique, les exigences juridiques sont tout aussi contraignantes. En Europe, l’eIDAS est le règlement qui a la charge d’instaurer des mécanismes de reconnaissance des moyens d’identification des signataires. Mais ces règles sont avant tout conseillées et ne sont pas obligatoires pour autant. Même si les entreprises tendent à utiliser des mécanismes d’identification de plus en plus renforcés, il vous est possible d’utiliser toutefois une signature manuscrite numérique. Cette dernière n’a aucune valeur juridique contrairement aux signatures électroniques et numériques, mais elle présente des avantages considérables :
- Sûreté des documents : une signature manuscrite numérique restera toujours plus fiable qu’une signature manuscrite humide. En effet, cette dernière nécessite d’imprimer le ou les documents, de les distribuer aux signataires, puis de les stocker après leurs signatures. Autant d’étapes qui peuvent altérer le ou les documents contrairement à une signature manuscrite numérique.
- Réduction des coûts : en utilisant une signature manuscrite numérique, il n’est plus nécessaire d’imprimer vos documents à signer.
- Gain de temps : les signatures manuscrites humides nécessitent de faire circuler du papier entre les différents signataires créant de la non-valeur ajoutée. En signant numériquement vos documents, cela rend les échanges plus conviviaux et surtout plus efficaces.
Choisir le bon outil pour créer sa signature
Dans la partie précédente, nous avons vu les avantages de l’utilisation d’une signature manuscrite numérique, il est temps de vous sélectionner quelques outils permettant de signer numériquement vos documents. Mais avant tout, voici les différents critères à prendre en compte dans votre sélection :
- Simplicité d’utilisation
- Ergonomie de l’outil
- Sécurité
- Reconnaissance légale
Différentes solutions existent notamment PDF Adobe Acrobat Reader DC. Ce logiciel vous permet d’ouvrir des fichiers PDF et même de les éditer si besoin. Il vous est possible de créer votre signature en allant dans les actions disponibles. Mais cette solution n’est pas très intuitive et peu efficiente pour conserver et réutiliser vos signatures pré-enregistrées. La rédaction Wekyo vous conseille d’utiliser la solution Nitro PDF Pro ou Nitro Sign Essentials. En optant pour Nitro vous optimiserez vos gains que ce soit en coûts d’impression papier et en licence Adobe.
Créez et utilisez votre signature manuscrite numérique
Pour vous démontrer la simplicité d’utilisation de Nitro Sign Essentials, voici la procédure à suivre :
- Choisissez un document
- Ouvrez le document dans Nitro
- Allez dans Accueil et cliquez sur le symbole « Signature » dans la barre d’outils.
- Sélectionnez votre type de signature
- Enregistrez votre signature en cliquant sur « OK »
- Placez votre signature dans le document et sélectionnez « Appliquer »
- Envoyez et enregistrez votre document
En conclusion de cet article, les services de signatures manuscrites numériques sont nombreux sur le marché, mais Nitro révolutionne ce secteur avec un outil fiable, intuitif et surtout rentable. Que vous soyez un particulier, une petite entreprise ou une multinationale, n’attendez plus et optez pour Nitro.
