Google : les indispensables à découvrir

Le géant de l’internet Google, fondé en 1998 en Californie (Silicon Valley), est surtout connu pour ses moteurs de recherche, Google et Google Chrome. Mais la compagnie américaine met à disposition de nombreux services constituant une boîte à outil indispensable pour tout un chacun, que ce soit pour sa vie personnelle ou professionnelle. De votre adresse électronique Gmail à Google Meet, en passant par Google Photo pour y stocker intelligemment vos souvenirs, la suite bureautique Google Workspace n’a rien à envier à ses concurrents. Dans cet article nous allons vous présenter les différents services Google que vous devriez tester pour faciliter votre quotidien.

Gmail

Google propose son propre service de messagerie électronique, accessible à tous et surtout totalement gratuit. Avec Gmail, l’ensemble de vos e-mails entrants et sortants passent au peigne fin de façon à détecter les pièces jointes potentiellement dangereuses. De plus, Google signale immédiatement au propriétaire du compte s’il détecte le moindre risque de cyberattaques.

Mis à part l’aspect sécurité, parlons désormais du volet technique et pratique de Gmail. Tout d’abord le service de messagerie est consultable depuis n’importe quel ordinateur tant que ce dernier est doté d’un navigateur web. Mais ce n’est pas tout, l’application Gmail est disponible en téléchargement vous permettant d’installer votre compte sur tablette ou smartphone (compatible sur Android, Appstore, PlayStore…).

Grâce à Gmail vous pouvez classer facilement vos e-mails, mais également de lire et rédiger sans connexion internet.

Si vous souhaitez agrandir la capacité de stockage de votre Gmail, il vous est possible de louer de l’espace supplémentaire :

• Pour 1,99 €/mois et par utilisateur : 100 Go d’espace en plus
• Pour 2,99 €/mois et par utilisateur : 200 Go d’espace en plus
• Pour 9,99 €/mois et par utilisateur : 2 To d’espace en plus

Google Drive

La compagnie américaine propose également un service de stockage : Google Drive. Ce dernier est un espace sécurisé sur lequel vous pouvez importer vos fichiers, les organiser selon vos souhaits, mais encore de les partager avec d’autres utilisateurs. Ce service de stockage (limités à 15 Go dans sa version gratuite) est un excellent outil pour faciliter le travail en collaboration.

Importer des fichiers sur Google Drive se fait très facilement, soit en allant directement les chercher depuis votre ordinateur, ou bien en utilisant la méthode du glisser-déposer. Où que vous soyez et depuis n’importe quel navigateur internet, vos fichiers importés sur Google Drive seront mis à jour.

Si vous souhaitez agrandir la capacité de stockage de votre Google Drive, il vous est possible de louer de l’espace supplémentaire :

• Pour 1,99 €/mois et par utilisateur : 100 Go d’espace en plus
• Pour 2,99 €/mois et par utilisateur : 200 Go d’espace en plus
• Pour 9,99 €/mois et par utilisateur : 2 To d’espace en plus

Google Docs

Google Docs est un éditeur de texte en ligne totalement gratuit. Ce logiciel offre aux utilisateurs une interface épurée et intuitive permettant de créer et modifier facilement des documents. Google Docs n’a rien à envier à ses concurrents (Word, Libre Office Writer…), car vous y retrouverez en grande partie les mêmes fonctionnalités que ces derniers : ajouter du texte, des images, des listes à puces, modifier la police ou encore faire varier la taille de votre texte… Et pour finir, Google Docs dispose d’une mise en forme intelligente ce qui permet de créer un sommaire dynamique en fonction des titres que vous ajoutez dans votre document.

Google Docs propose également un mode collaboratif permettant à plusieurs utilisateurs de travailler en même temps sur un même document. De plus, un chat est à la disposition de l’équipe afin de communiquer en direct. Le propriétaire du fichier pourra paramétrer les droits pour chacun des collaborateurs d’une équipe, voici les différents types d’accès :

• Édition : les collaborateurs peuvent modifier le contenu du document
• Suggestion : Les collaborateurs peuvent laisser des commentaires
• Affichage : Les collaborateurs peuvent seulement lire ou imprimer le document

L’enregistrement de vos documents est automatique, et Google Docs vous permet d’accéder à un historique de versions permettant d’en récupérer une antérieure.

Google Docs est compatible avec Word, c’est-à-dire que vous avez la possibilité de modifier ou encore d’enregistrer un fichier Word depuis le service Google Docs. Encore mieux, vous pouvez générer un nouveau fichier depuis Google Docs, puis une fois terminé il vous est possible de l’enregistrer sous les formats suivants :

• Microsoft Word (.docx)
• OpenDocument (.odt)
• Document PDF (.pdf)
• Texte brut (.html)
• Publication EPUB (.epub)

Google Sheets

Au même titre que Google Docs reprenant les logiciels de traitement de texte (Word, Libre Office Writer…), la compagnie américaine a intégré également dans sa suite bureautique Google Sheets, un éditeur entièrement gratuit de feuille de calcul en ligne. Ce dernier propose toutes les fonctionnalités d’un tableur :

• Édition de feuilles de calcul : il vous est possible d’éditer de nouvelles feuilles de calcul et y intégrer de nouvelles formules ou équations mathématiques.
• Intégration d’éléments visuels : vous pouvez ajouter des graphiques et autres outils afin de personnaliser vos tableaux de bord ou analyse

Tout comme Google Docs, le mode collaboratif de Google Sheets est un réel point positif. En effet, vous ainsi que vos collaborateurs pouvez travailler en simultané sur un même tableur.

La gestion des droits d’accès est également identique :

• Édition : les collaborateurs peuvent modifier le contenu du document
• Suggestion : Les collaborateurs peuvent laisser des commentaires
• Affichage : Les collaborateurs peuvent seulement lire ou imprimer le document

L’enregistrement de vos documents est automatique, et Google Sheets vous permet d’accéder à un historique de versions permettant d’en récupérer une antérieure.

Enfin, les feuilles de calculs Google Sheets peuvent être enregistrées sous les formats suivants :

• Classeur Excel 2007 et moins (.xls)
• Classeur Excel 2007 et plus (.xlsx)
• Excel Macro-Enabled (.xlsm)
• Classeur Open document (.ods)
• Document PDF (.pdf)

Google Photos

Vous souhaitez conserver vos souvenirs en lieu sûr ? Google Photos est la solution qu’il vous faut. Si votre espace de stockage sur votre téléphone arrive à saturation, Google Photos vous permet de libérer de la mémoire en y important vos photos et vidéos. Les avantages à retenir sont les suivants :

• Recherche intelligente : cette fonctionnalité vous permet de rechercher des photos et vidéos spécifiques à une personne, un lieu ou encore d’autres éléments
• Retouche avancée : réaliser des retouches n’a jamais été aussi simple. Votre principal outil est le bout de votre doigt.
• Photothèques partagées : partagez vos photos et vidéos, ou bien une partie, avec vos proches.
• Montages automatiques : Google Photos réalise des montages photos et vidéos automatiquement en les regroupant intelligemment en une animation.

Retrouvez notre article dédié à Google Photo juste ici.

Si vous souhaitez agrandir la capacité de stockage de votre Google Photos, il vous est possible de louer de l’espace supplémentaire :

• Pour 1,99 €/mois et par utilisateur : 100 Go d’espace en plus
• Pour 2,99 €/mois et par utilisateur : 200 Go d’espace en plus
• Pour 9,99 €/mois et par utilisateur : 2 To d’espace en plus

Google Forms

La suite Google propose également un service de création de formulaire entièrement gratuit. Cet outil vous permet de créer vos propres formulaires et ainsi de récolter des données, les organiser et les analyser simplement.

Différents modèles standards vous sont proposés par Google Forms, que ce soient des questionnaires de satisfaction, des enquêtes ou évaluations. Ensuite, libre à vous de les utiliser ou bien d’en créer de nouveaux répondants à vos besoins et attentes. Il vous est possible de personnaliser le design selon vos envies ainsi que d’y ajouter des photos ou votre logo.

Vous pouvez diffuser un Google Forms en l’envoyant par email ou bien en partageant le lien du formulaire. Une fois votre étude terminée, Google Forms vous réalise en automatique une première analyse graphique des données récoltées. Ces dernières sont exportables sur un tableur comme Google Sheets par exemple, pour affiner votre analyse.

Google Meet

Google à son propre service de visioconférence, Google Meet permet aux entreprises d’organiser facilement des vidéoconférences. Idéal pour les professionnels, la création de réunion n’a jamais été aussi simple. Il vous suffit de créer une visioconférence, un lien d’invitation sera généré que vous pourrez partager à vos contacts. Pour se connecter, ces derniers auront seulement besoin d’un compte Google.

La version gratuite de Google Meet permet d’organiser des vidéoconférences de 1h maximum et une capacité de 100 participants. Vous pouvez créer autant de réunions que vous le souhaitez grâce à la version gratuite, vous n’avez aucune restriction à ce niveau-là.

Cependant, différents abonnements vous permettent d’agrandir votre champ des possibles. Par exemple, l’abonnement Google Workspace Business Standard à 11,50 € par mois permet d’augmenter la capacité maximum de participants à 150 personnes, ainsi que l’utilisation de la fonctionnalité d’enregistrement de la visioconférence. Les enregistrements peuvent ainsi être stockés sur le Google Drive commun.

Google traduction

Sûrement l’un des services Google des plus utilisés à travers le monde, Google traduction est l’outil indispensable pour tout un chacun. Il s’agit d’un service de traduction de texte totalement gratuit permettant de traduire un mot ou un texte en plus de 100 langues différentes. Il vous suffit de choisir votre langue d’origine, puis la langue de traduction désirée. Google traduction propose plusieurs méthodes de traductions :

• Saisie de texte : traduisez un mot ou un texte allant jusqu’à 5000 caractères
• Visuel ou photo : vous avez la possibilité de prendre une photo afin de traduire instantanément le texte. Sinon vous pouvez importer directement une photo ou autre élément visuel pour en traduire le texte.
• Écriture manuscrite : dessinez directement sur l’écran tactile de votre smartphone à l’aide de votre doigt.
• Vocale : dans le cadre d’une conversation à l’étranger, il n’y a plus de barrière de la langue avec Google Traduction. Traduisez en temps réel votre conversation en prononçant à voix haute vos phrases.

De plus, Google traduction propose une fonctionnalité intéressante qui est de traduire parmi 59 langues votre texte, et cela sans connexion internet. Il existe une application Google Traduction pour smartphone ou tablette et totalement gratuite (compatible sur Android, Appstore, PlayStore…).

Google Slides

La suite bureautique Google, en plus des logiciels de traitement de texte et tableur de données, propose un outil de présentation. Google Slides permet de créer des diapositives au même titre que PowerPoint de la suite Office. Ainsi, vous pouvez intégrer de nouveaux visuels en y intégrant des images ou photos, des vidéos, des graphiques et diagrammes, des animations et du texte.

Comme les autres logiciels d’édition de la suite Google, l’aspect collaboratif est l’un des points forts de Google Slides, ainsi vous avez les possibilités de travailler en temps réel avec d’autres collaborateurs sur une même présentation.

La gestion des droits d’accès est également identique que pour les autres logiciels Google :

• Édition : les collaborateurs peuvent modifier le contenu du document
• Suggestion : Les collaborateurs peuvent laisser des commentaires
• Affichage : Les collaborateurs peuvent seulement lire ou imprimer le document

L’enregistrement de vos documents est automatique, et Google Slides vous permet d’accéder à un historique de versions permettant d’en récupérer une antérieure.

Enfin, les présentations Google Slides peuvent être enregistrées sous les formats suivants :

• PowerPoint (.pptx)
• OpenDocument (.odp)
• Format JPEG (.jpeg)
• Document PDF (.pdf)
• Format Texte (.txt)

Google Calendar

Google Calendar est un outil permettant d’organiser votre emploi du temps de manière plus ludique qu’un agenda traditionnel. L’un des avantages de ce calendrier numérique est qu’il peut être partagé avec d’autres collaborateurs afin qu’ils puissent avoir une vision en temps réel de vos disponibilités. En somme, voici les différentes fonctionnalités de Google Calendar :

• Organiser des réunions : planifier des réunions ou évènements en seulement quelques clics.
• Partager des emplois du temps : connaître les disponibilités de vos collaborateurs en temps réel avant de planifier vos réunions communes
• Réserver des salles de réunions : consulter les disponibilités des salles réunions de votre entreprise et réservez les en vue d’une future réunion.

L’application Google Calendar est compatible avec d’autres logiciels similaires tels que Microsoft Exchange par exemple. De ce fait il vous est possible d’importer directement vos réunions ou autre sur Google Calendar. De plus, vous pouvez intégrer de nouveaux évènements depuis Gmail (billet de concert, billet d’avion…).

Il existe une application Google Calendar pour smartphone ou tablette et totalement gratuite (compatible sur Android, Appstore, PlayStore…).

Google Keep

Google Keep est un outil de prise de note développé par Google et est entièrement gratuit. Facile à prendre en main, vous pouvez écrire vos notes, importer des images ou encore enregistrer un audio qui sera retranscrit dans vos notes. Ensuite vous pouvez les organiser comme vous le souhaitez en utilisant des libellés personnalisés par exemple. Ces derniers formeront donc des catégories qui permettront de retrouver rapidement vos notes. Google Keep contient un système de recherche afin de retrouver des notes précises à partir d’un mot clé.

Comme les autres logiciels d’édition de la suite Google, l’aspect collaboratif est l’un des points forts de Google Keep, ainsi vous avez les possibilités de travailler en temps réel avec d’autres collaborateurs sur une même note.

Il existe une application Google Keep pour smartphone ou tablette et totalement gratuite (compatible sur Android, Appstore, PlayStore…).

En conclusion de cet article, vous connaissez désormais un bon nombre de services Google et pouvant vous intéresser, mais sachez qu’il ne s’agit là que d’une liste exhaustive. En effet, le géant américain propose encore de nombreux outils ou logiciels tels que Google Earth (visualisation d’images satellites), Google Map (cartographie en ligne), Google Sites (création site de collaboration), et bien d’autres.